Ich habe im Rahmen einer Hausarbeit von meinem Studium untersucht, inwieweit sich Methoden aus dem Projektmanagement eignen, um Hindernisse zu beseitigen. Dabei ist diese neue Kategorie entstanden und der unten zu sehende Beitrag als Vorlage.
Ich erstelle gleich noch Beiträge zu den Thermen Tuxedo Tastaturen, Ordnungssystem und Wartung des Lasercutters, da diese als Beispiel in meiner Hausarbeit auftauchen und aktuell mehr oder weniger behandelt werden.
Schreibt gerne eure Meinung zu dem Thema und ob ich das einmal als Präsentation vorstellen soll oder so.
Dieser Beitrag soll uns dabei unterstützen, ein erkanntes Hindernis im Makerspace zu beseitigen, indem er einen einfachen und strukturierten Prozess basierend auf Methoden aus dem Projektmanagement beschreibt. Ein Hindernis kann dabei alles sein, was die Arbeit negativ beeinflusst, verlangsamt oder blockiert und nicht durch eine Person alleine beseitigt werden kann. Da wir uns alle ehrenamtlich im Verein engagieren, sollten wir auch gemeinsam dafür sorgen, dass im Space eine gute Arbeitsatmosphäre herrscht.
1. Vorbereiten – Beantworten der folgenden Fragen, damit sichergestellt ist, dass alle Voraussetzungen geschaffen sind, um das Hindernis zu beseitigen.
Damit das Hindernis beseitigt werden kann, werden einige Informationen darüber benötigt.
Beschreibung des Hindernisses
Versuche zur Beschreibung des Hindernisses folgende Fragen zu beantworten:
- Wie äußert sich das Hindernis?
- Wer ist davon betroffen?
- Wie häufig tritt es auf?
- Wann wurde es zuerst wahrgenommen?
Das Hindernis lässt sich in die folgende Kategorie(n) einteilen (unzutreffendes Löschen):
- personelle Hindernisse (z. B. fehlendes Wissen, unzureichende Kommunikation, mangelnde Eigenverantwortung)
- organisatorische Hindernisse (z. B. falsche Kosteneinsparungen, unerfüllte Versprechen)
- prozessbedingt Hindernisse (z. B. ineffektive Prozesse, keine Dokumentation, fehlende Informationen)
- technologische Hindernisse (z. B. falsche/schlechte Werkzeuge)
- kundenbedingte Hindernisse (z. B. falsch getroffene Annahmen)
- Management bedingte Hindernisse (z. B. fehlende Transparenz)
- externe Hindernisse (z. B. Outsourcing von Fachwissen)
Beschreibung der Ergebnisse
- Wie wüstes du den Zustand beschreiben, nachdem das Hindernis beseitigt wurde?
- Kann das Ergebnis in einer Form gemessen werden?
Beschreibung der direkten Kosten
- Muss etwas gekauft werden?
Beschreibung der Funktionen auf Aufgaben zur Beseitigung
- Wer muss was tun?
- Wie viel Zeit wird dafür benötigt?
Beschreibung der Risiken
- Woran kann die Beseitigung scheitern?
Beschreibung der Dauer
- Bis wann soll das Hindernis beseitigt werden?
- Wie lange bist du bereit, dich darum zu kümmern?
2. Initiieren – Einbinden von Personen und Freigabe der direkten Kosten.
Nachdem nun die Informationen zu dem Hindernis, erfasst wurden, kann dieser Beitrag schon abgeschickt werden.
Du kannst darauf warten, dass sich freiwillig Personen zur Hilfe melden, oder du sprichst direkt Personen an.
In jedem Fall solltest du die folgenden Punkte beachten:
- Stelle sicher, dass die alle beteiligten verstanden haben, worum es dir geht.
- Ändere bei Bedarf die Beschreibung in der Vorbereitung.
- Lass dir eine Zusage von den Personen geben, dass sie dich aktiv unterstützen.
- Legt gemeinsam fest, wie ihr kommunizieren wollt (etwa in einer separaten Signal-Gruppe oder persönlich im Space)
- Legt gemeinsam fest, wie ihr eure Arbeit dokumentieren wollt. Gut geeignet ist dieser Beitrag, damit andere auch davon profitieren können.
3. Ausführen und Steuern – Nun geht es darum, im Team die beschriebenen Aufgaben auszuführen.
Grundlage für die Beseitigung sind sogenannte Arbeitspakete.
- Arbeitspakete sollten in der Form »Wer macht was bis wann?« formuliert und dokumentiert sein.
- Arbeitspakete dürfen korrigiert werden.
- Dokumentiert euren Fortschritt.
Abschließen – Herzlichen Glückwunsch, das Hindernis wurde beseitigt
In dieser Phase geht es darum, die Beseitigung des Hindernisses festzustellen.
Führt dazu folgende Schritte durch:
- Feststellen von Erfolg oder Misserfolg bei der Beseitigung des Hindernisses. Nicht jedes Hindernis lässt sich einfach beseitigen. Wenn ihr feststellt, dass es aufwändiger oder teurer als gedacht ist, gesteht euch das ein.
- Stellt die Ergebnisse den anderen vor. Dies kann ebenfalls hier im Beitrag geschehen.
- Schreibt einen kurzen Abschlussbericht, indem ihr aufzeigt, welche Punkte ggf. noch offen sind und welche Erfahrungen ihr bei der Beseitigung des Hindernisses gemacht habt.