Erfassung von ausgeliehenen Geräten / Makerspace Backoffice

Infrastruktur IT
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Im Signal ist ein wenig die Diskussion entstanden, wie/ob wir mal ausgeliehene Geräte erfassen sollten.

Ohne jetzt hier nochmal alles im detail durch zu gehen gibt es verschiedene Ansätze das ganze umzusetzen:

  1. Wiki: Entliehene Geräte | Wiki des Makerspace Gütersloh e.V.
  2. Eigenentwicklung von mir: https://makerspace.neuhaus.nrw/
  3. Grocy - ERP für deinen Kühlschrank
  4. GitHub - leihs/leihs: leihs is an inventory management, procurement and lending system

Ich hatte auch mal eine kleine recherche angeworfen bevor ich die Eigenentwicklung angefangen hatte, dabei kamen diverse Sachen (auch leihs) raus, hatte mir ein paar oberflächlich angesehen aber wirklich überzeugt hatte mich so ad-hoc keines: https://claude.ai/public/artifacts/8aeb5b0d-7b20-4674-98eb-ea31101d3464

Meine grundsätzliche Frage in die Runde ist, ob interesse besteht hier nach und nach eine kleiner eigene Backoffice Software um zu setzen, vor einigen Monaten hätte ich das vom Aufwand noch als eher unpassend betrachtet, fortschritte mit KI machen jedoch solche „simplen“ Backoffice Umgebungen mittlerweile relativ einfach und schnell Umsetzbar.
Der Werkzeugbereich auf makerspace.neuhaus.nrw hat zum Beispiel insgesamt so 3-4h „nebenbei“ gedauert und bietet jetzt gerade eine Erfassung von Werkzeugen mit Name, Produktlink, Beschreibung, Bild, Besitzer, Kaufdatum und Labels. Die erfassten Werkzeuge kann man ausleihen (optional mit Rückgabedatum) und wieder zurück geben. Werkzeuge + Status kann jeder ohne Login sehen. Ausleihen/Rückgabe/Erfassung/Kommentieren erfordert einen Account, der so einfach wie möglich gehalten ist (Name, E-Mail, Passwort).

Ich baue solche Hauptberuflich und würde mich bereit erklären die Schirmherrschaft über diese Software zu übernehmen, die Umgebung ist gerade schon als Docker-Compose Umgebung umgesetzt und sollte sich relativ leicht auf der vorhandenen Infrastruktur installieren lassen.

Wie ist eure Meinung zu dem Thema?

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Die großen Vorteile der Wiki-Variante besteht meiner Meinung darin, dass wir kein weiteres System hosten, updaten, backupen und pflegen müssen. Es ist für die Nutzer einfach zu bedienen und auch diese müssen sich kein weiteres System aneignen. Außerdem ist keinerlei Vorarbeit in Form von Daten einpflegen nötig. Die Entleiher bauen die Tabelle sukzessive selbst auf. Es ist live und kann ab sofort direkt genutzt werden.

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Die Idee ist die Entleihung zeitnah zu regeln. Inventarisierung soll nicht abgedeckt werden. Ich verstehe den Nutzen darin, dass man nachschauen kann ob ein benötigtes Gerät/Werkzeug im Space vorhanden ist bevor man dahin fährt.

Entleihung machen wir seid Corona (also grob 5 Jahre). Bisher sind wir ohne System ausgekommen. Falls etwas fehlte wurde per Signal rückgefragt. Meist war der Standort nach 1-2 Tagen bekannt, manchmal sofort. Zurückgebracht wurde es dann, wenn der Entleiher damit fertig war oder wenn jemand dringenden Bedarf hatte ggf. nach Absprache.

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Aus Neugierde habe ich natürlich gleich mal beide Varianten ausprobiert.

Wiki:
(nutze ich bisher eher selten bis gar nicht)

Anmeldung (egal welcher PC-Browser) hat ewig gedauert. War allerdings auch lange nicht im Wiki aktiv. Lt. Aussage von Martin @Mattn Teuber kann es nach längerer Nichtanmeldung sein, dass es „wenige Minuten“ dauert bis die VM wieder hochgefahren ist. Das gleiche Spiel heute. Letzte Anmeldung im Wiki vor ca. 23 Stunden - und wieder dauert es einige Minuten, bis man im System ankommt. Dann wird ein Netzwerkfehler angegeben der aber so schnell wieder ausgeblendet wird das man nicht lesen kann was dort geschrieben steht. Danach dreht sich der Kreisel (früher: Eieruhr) unentwegt. Anmeldung angeklickt. Wieder ein Hinweis auf einen Netzwerkfehler. 2. Anmeldung im System erfolgt dann aber zeitnah.

Das Thema „entleihen“ findet man recht schnell, weil es in der Navigation auf der Startseite gleich angezeigt wird.

Ein neues Werkzeug anlegen ist mir ohne Rückfrage nicht gelungen. Für mich fehlte im System ein Hinweis wie es funktioniert. Wenn man es weiß ist es ganz easy.

Die Liste der Werkzeuge wird bei der jeweiligen ersten Nutzung (Ausleihe) angelegt und erweitert, danach sind sie im System.

Mir stellt sich die Frage wie schnell man ein Werkzeug in der Tabelle findet, wenn erst einmal 50 oder 100 Werkzeuge gelistet sind?

Eigenentwicklung @mneuhaus:

Im Test hat @Marc einen Link angegeben. Später ist angedacht das Werkzeug via QR-Code auszuwählen. Sofort hat man das Werkzeug gefunden.

In diesem System wird es so sein, dass auf jeden Fall erst einmal ALLE auszuleihenden Geräte im System aufgenommen werden müssen. (Mit welchen Details/Inhalten, dass muss abgestimmt werden.)

Auch hier hat man im vor hinein dann eine Übersicht auf sämtliche Geräte. Wie die Übersichtlichkeit sein wird lässt sich jetzt noch nicht einschätzen mangels Inhalte.

Zusammenfassung:

Bei beiden Systemen ist es notwendig sich als User anzumelden.

Geräteliste Wiki wächst durch Ausleihen.
System @mneuhaus muss zuerst mit Geräten gefüllt werden.

Der größte Unterschied ist, dass das Wiki eines von unseren vielen Systemen und die Entwicklung von @mneuhaus ein Fremdsystem ist.

In MEINER ersten Anwendung war das System von @mneuhaus die einfachere zu bedienende Lösung.

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